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ERP系統操作與使用技巧之財務管理研究

2012-12-13 16:08:09來源:作者: 添加收藏

  目前,國內存在很多專業的非專業的ERP實施顧問的同時,也給他們帶來了很大的壓力。國內的ERP實施顧問有點全才的意思,即要懂銷售、又要懂生產,還要懂財務。但是,事實上國內大部分的實施顧問很多都不是財務出身,在財務方面的管理沒有經過系統的培訓,實施ERP財務模塊時,總給客戶一種不熟練不專業的感覺。筆者在這篇文章中將給讀者朋友們梳理一下財務管理的流程及ERP操作技巧。

  一、企業ERP的應付帳款管理

  按照正常的情況,供應商根據企業的采購單送貨給企業,企業驗收完畢后收下。供應商拿到企業簽收的單據后,就可以確認應付帳款了。但是,在中國很多企業中,這個流程不一定行的通。為什么呢?因為即使你貨送來了、拿到了企業的簽收單,企業仍然不認為這些原材料已經是企業自己的財產了,而是供應商暫時寄放在企業的;只有當企業開始用這些材料或者材料用完的時候,企業才會通知供應商,說材料用完了,你們可以給我們開發票了,等待我們付款吧。

  這個流程,當然不是很正規的流程。拒一些在國外實施過多個項目的專家來說,這個流程是國內企業特有的,不虧是中國特色的稱號。雖然這個流程不正規,但是,對于企業卻是有利的,因為他可以最大限度的減少企業的庫存資金的占用,提高資金的使用效率,減少企業管理成本。相反,對于供應商是不利的。不過,供應商有時候為了獲得更多的銷售定單,也只能屈服與企業。一個愿打、一個愿挨,這也不是我們ERP實施顧問能夠改變的了的。我們ERP實施顧問的任務,就是如何根據這個需求,轉化為ERP可以實現的流程。

  國內的一些ERP軟件,畢竟是土生土長的,熟悉環境,占有優勢。他們在系統設計的時候,就考慮到了這個雖特殊但是卻常見的流程。如在入庫單上設置一個開關,當物料入庫時,開關是關著的,也就是說不能根據這張入庫單生成應付帳款;當材料開始用后,即ERP系統中開始領料,根據先進先出的原則,若開始動用這筆入庫單的材料時,系統會自動把這個入庫單的開關打開,財務就可以根據這張入庫單產生應付帳款。這說說簡單,但是后臺的會,要涉及到很多的程序。有些簡單的ERP,只是在入庫單上設置了一個按鈕,當材料開始用時,有物料管理員手工去更改。這種處理方法欠簡單。因為若一筆原材料有兩張甚至更多的入庫單,則物料管理員還要去判斷,先結轉那一張的入庫單呢。

  應付帳款如此,應收帳款也存在這種情況。如貨發出去了,還不能產生應收帳款,要等客戶通知才能收款等等。這個情形同應付帳款是類似。應付帳款流程與應收帳款流程是財務管理的開端,也是財務工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了,ERP系統的財務模塊也就成功了一大半了。我先給大家介紹一下財務管理的應付帳款流程。

  企業的應付帳款有很多種類,如原材料的應付帳款、電力能源的應付帳款、房租的應付款等待,但是,大頭是原材料的應付帳款,我講述的重點也是這個。在講解以前,我們有必要先了解以下,ERP的應付帳款流程跟一般的財務管理的應付帳款管理系統兩者的區別,這有利于我們更好的了解ERP系統的財務管理功能。我們都知道,一般的財務管理系統,他的起點就是憑證,也就是說,要財務人員手工的輸入憑證,到企業的定單比較多,特別是生產企業原材料比較多的情況下,輸入憑證就是一個非常大的工程。有些制造企業,財務部門甚至有一個專門的人員,負責這憑證的輸入工作。但是,ERP系統不一樣。ERP系統的應付帳款憑證(指供應商的應付帳款)一般都可以根據原材料入庫單直接轉換過來,可以節省財務部門很多的工作量。接下去,我就列舉應付帳款中的兩個經典管理流程及操作要點。

  二、流程中應注意的操作技巧

  第一、采購價格和數量有錯誤解決辦法。在供應商送發票之前或者入庫單轉換成應付憑單作業之前,一般采購都要跟供應商進行對帳,看看當月的帳目是否有錯誤。萬一不幸的是,若采購價格有錯誤怎么辦呢?因為采購單已經入庫結案,即使只入了一部分,系統為了數據的安全,也不會允許采購員通過采購定單邊變更單更改價格;若采購員把原材料入庫單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購單的話,改完后再走一遍入庫流程,明顯是不可能的。那該怎么辦呢?

  其實,在很多ERP系統在原材料入庫單上有個小功能,通過此功能,可以在采購單已經結案的情況下,修改入庫單價。如原來采購單上的單價為10元,而其實應該是15元,通過這個功能,可以把入庫單的材料單價改為15元,計算庫存成本時也是按照這個價格來計算,包括統計生產成本。但是,采購單的價格不會更改,這是為了保留歷史記錄。但是,在轉換應付憑單的時候,就會以正確的價格,即15元的價格。

  若數量有問題也可以做類似處理。如供應商總共送來5萬套材料,但是,如質量或者其他原因,最后計價的數量只有4.9萬套,此時,就可以在這里直接更改數量即可。這個工具,極大的方便了日常管理。

  第二、發票信息的控制。若想要財務付款,一般需要四張單據,分別為采購單、供應商送貨單、企業的入庫單與供應商發票,缺一不可。特別是供應商增值稅發票,以為這發票對于企業來說,就是錢。所以,財務人員也想省事,跟采購或者供應商說,你們沒有發票就不用來向財務請款了,請了也是白請。也就是說,在轉應付憑單的時候,就要有一個判斷,看入庫單有沒有發票,及發票的金額是否準確等等。

  在入庫單上還有一個功能,通過這個功能,采購員可以把這張入庫單的發票信息輸入進去。在轉換應付憑單的時候,財務人員可以選擇,是全部轉換呢,還是只轉換那有有發票信息的入庫單據。通過這個控制,那些不及時提供發票的供應商,就不用想急著收到款項。

  但是,在實際作業中,有這種情況存在。如供應商不按照當月的貨款來開發票,而是每月固定開票。如當月的貨款雖然有550萬,但是,其每月就開500萬發票。此時,就有個發票的匹配問題。關于這個問題的處理情況,我會在應付帳款的另外一個流程中,詳細介紹。

  第三、在應付憑證處發現采購價格有誤。有時候由于人為的疏忽,采購員在對帳時,沒有發現什么問題。但是,財務人員在審核憑證時,發現了價格有問題。在應付憑單上有個查詢工具,可以查詢這個材料、這個供應商的歷史交易信息,可以看到價格等記錄,方便財務人員核對。若財務人員在核對時,發現價格有錯誤,該如何操作呢?

  當然,可以直接在應付憑單上進行修改。但是,我一般在ERP項目實施時,不建議用戶這么做。因為財務人員從管理角度講,是沒有價格更改的權限,若直接在應付憑單上改的話,不方便以后財務工作的稽核,跟財務管理的要求也合。財務管理要求,若記帳憑證錯誤是因為原始憑證的錯誤引起的,則還要開證明。所以,我在財務模塊實施中,建議用戶若發現原材料的價格有錯誤,在采購員對帳時,沒有發現,而導致應付憑單錯誤的話,我建議他們把應付憑單刪除,然后讓采購員在入庫單上通過更改價格的功能把價格改正過來,然后,再生成應付憑單。

  若應付憑單不刪除的話,則對應的原材料入庫單是已經結束了的,無法進行任何修改。所以,要在修改前,一定要先刪除應付憑單。

  第四、有預付款情況下的處理方法。如某個供應商比較刁,他要求企業在下單時,必須先預付50%的預付款。若企業當月下單500萬,先預付了250萬。在月底的時候,實際只要付款250萬即可,這在系統里是如何體現的呢?

  在根據入庫單自動生成應付憑單的過程中,系統會去判斷,這張入庫單對應的采購單有沒有預付款的項目,沒有就罷了,若有,則在生成應付憑單的時候,還會觸發一個動作。就是關聯對應的預付單據。在生成的預付款單據上,會帶出原來的預付款記錄,并可以根據用戶的要求,自動沖銷應付帳款。當然,用戶也可以選擇在付款的時候沖銷,用戶可以根據自己的操作習慣來選擇。

  三、發票限額控制

  增值稅發票的作用我想大家都非常的清楚。其進項稅直接可以抵扣銷項稅額,想當于是幫助企業減少稅收、增加利潤。所以有些企業就開始動彎腦子了,就想著多弄點發票、多抵點稅。俗話說,磨高七尺,道高一丈。國家就想出了發票限額的招數,加強對發票的管制。

  第一、僅對十萬元版專用發票,規定其一次開票銷售額的最高和最低限額,即限定一次開票其銷售額在100萬元以下(不含100萬元)至10萬元以上(含10萬元)的數額使用的一種專用發票。一次開票銷售額超100萬元(含100萬元)的則必須使用納入防偽稅控系統的電腦版專用發票;而對銷售額在10萬元以下(不含10萬元)則應使用萬元版或千元版或百元版的專用發票。

  第二、對萬元版千元版百元版三種手工填開的專用發票,只是限定其一次開票銷售額不得突破最高限額,即:萬元版專用發票最高銷售額不得超過10萬元,千元版專用發票最高銷售額不得超過1萬元,百元版專用發票最高銷售額不得超過1,000元;而對其一次開票銷售額沒有最低數額限制。

  第三、是專對電腦版專用發票的規定,因該專用發票已納入防偽稅控系統,由計算機開票,其開票數據都全部存入計算機,并實行全國開專用發票的計算機聯網,可隨時相互稽核查對,其一次開票銷售額沒有限制。

  由于這個限制,就給相當一部分的國外ERP軟件,造成了麻煩。如一張入庫單金額達到120萬,但是,其沒有納入防偽稅控系統的電腦版專用發票,怎么辦?就把發票開成兩張,一張80萬,一張40萬。但是,很多ERP軟件,在入庫單上只能反映一張發票信息,如臺灣的鼎新軟件。這就非常麻煩,給發票的管理造成麻煩。因為企業要求供應商在請款的時候,要請購單、企業入庫單、他們的送貨單及發票四張單據齊全才可以,而且發票的金額不能少于應付帳款的金額。否則的話,財務在ERP系統中不能生成應付帳款或者付款單。

  ERP如此控制是合理的,目的是為了保證供應商不少開發票,而且,以后稽核起來,也很方便,入庫單、發票、付款單據都能夠關聯起來。現在的問題時,有些ERP系統一張入庫單只能對應一張發票,而企業的要求,是一張入庫單可以對應多張發票。所以,這就要對ERP系統進行調整。

  四、成本的計算統計

  國外一些數一數二的ERP軟件,跟國內的ERP比起來,成本模塊是其比較占有優勢的地方。但是,中國很多企業企業的成本計算方法,讓他們這些“英雄”無用武之地。如有些企業成本計算比較簡便,只需要考慮材料成本即可,其他的成本,如制造費用、管理費用等等,都按照一個固定的比例進行計算。如一個產品的單位成本為30元,而企業根據歷史的統計經驗,設置制造費用等的成本為材料成本的20%,即6元。則此時,這個產品的單位成本為36元。

  由于這個成本計算方法相對來說比較簡單,而Oracle、SAP等ERP軟件的成本模塊雖然比較健全,但是,若用到這些企業當中去,就有點“殺雞焉用牛刀”的感覺,使用起來,反而很不方便。我這只是列舉了三個常見的具有“中國特色”的業務流程,其他類似的流程還有很多。所以,雖然象SAP等大型的ERP軟件,在國外用的非常好,但是,在國內企業使用起來的時候,難免要是水土不服,還是要經常的碰壁。所以,無論是企業準備采取國外的ERP軟件還是國外的軟件公司要進軍國內市場、特別是內資本企業,都要注意相互了解,注意各自的“國情”,才能保證后期的合作愉快。

  五、ERP使得財務管理水平得以提高

  首先、ERP系統功能對毛利預測、合同管理更加準確和及時。銷售合同報價計算在ERP系統中自動完成,每更改一次產品的配置,系統都會瞬間、準確地計算出銷售收入、成本和毛利,為包括財務部在內的合同評審者、決策者提供可靠的數據支持。銷售合同的評審也從各個部門輪流的書面評審變為在ERP系統中的電子評審,不僅不受地域的限制,而且評審時間由原來的5 ~ 10天縮短為1天,大大提高了工作效率。

  其次、ERP系統功能實現了對財務預算的實時控制和多角度分析。在ERP系統中,所有的費用項目全部設置在費用明細層。同時,將需要考核的單位設置成不同的“成本中心”,然后根據不同的管理或查詢需要建立起不同的“成本中心組”,這樣就可以靈活、方便、快捷地查詢出不同的期間費用總額、部門費用總額、公司費用總額、任意組合的“成本中心組”的費用總額等。ERP系統對費用的管理還可以實現同時按部門和項目統計,這就大大方便了對研發項目成本管理或某個階段性產品項目成本管理的需求。

  獲利能力分析是ERP系統提供給企業的又一個強大的財務管理功能。具體而言,公司將內部組織根據管理和考核的需要設置成不同層次的“利潤中心”和“成本中心”,并將公司年度整體預算逐層分解到每個被考核的“利潤中心”和“成本中心”。當業務實際發生時,系統會將每一筆業務的收入、成本、毛利、費用及時地歸集在預先設置好的“利潤中心”和“成本中心”名下。管理者可以從系統的報表工具中逐層查詢每個“利潤中心”和“成本中心”的財務預算執行情況,分析產生偏差的原因,從而實現了對整體經營指標的分解、落實、監督、分析和考核,拓展了財務管理的視角,提高了財務管理的透明度、及時性和有效性。

  再次、ERP系統功能使資產管理水平大大提高。ERP系統可以詳細記載資產購進、轉移、組建以至于到最后處理的所有業務細節和過程。電子資產卡片替代了書面的卡片;一項資產在系統中擁有唯一的代號;同一資產在各部門間的流動都將記錄起始時間;系統對組建的資產自動計算其新的價值;資產折舊不再是按類別而是按每項資產分別自動計提,并且按照記載的資產在部門間流動的起始時間分別列支在不同的部門(成本中心)名下。財務人員甩掉了繁重的核算工作,把主要精力放在對資產使用有效性和安全性的監督、控制和分析工作上,強化了管理職能。

  最后、ERP系統功能提高了成本管理水平。ERP作為一個高度集成的信息系統,將不同業務部門的信息高度交匯,體現物流、信息流、資金流的統一。它強調事前計劃、事中控制、事后反饋的統一,一套預測、計劃、決策、控制、分析、考核的管理模式也體現在成本管理中。從具體的管理方法來看,ERP系統強調能夠實現標準成本的預先確定、實際成本發生后成本差異的分析、以成本中心為主體的責任成本管理等功能,而這些都是管理會計的重要內容。它并非停留在僅僅能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統任務,更多貫穿于ERP成本管理中的是管理會計的原則和思想。

  具體而言,標準成本的制定與企業年度預算緊密相連;實際成本的核算從最底層物料的材料費開始,逐層向上將每一件物料的材料費、人工耗用、機器耗用和制造費用累積,得出每一層零部件直至最終產品的成本。對于成本分析來說,徹底擺脫了月末結賬的限制,變事后分析為可隨時查詢某個生產定單在不同工序上實際成本與標準成本的比較情況;可隨時通過查詢“成本中心報表”來觀察每個生產工序上實際成本與標準成本的對比情況;可監督生產部門工時確認的準確性等等。它最終實現了成本管理的及時性。

  財務系統不僅在內部的各模塊充分集成,與供應鏈和生產制造等系統也達到了無縫集成。使得企業各項經營業務的財務信息能及時準確地得到反饋,從而加強了對資金流的全局管理和控制。

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